人生相談（書類を片付ける方法）

今回の記事は、人生相談（性格に合ったお掃除法）

の続編です。

（相談）

お掃除やお片付けに続いて、仕事関係以外の書類はどうすればよいかの質問を受けました。

［回答］

回答の一部を掲載します。

「整理整頓の目的は、一般的にはすっきりとした状態を保つことです。しかし、必要なものをすぐに取り出せるようにする検索性の向上も、目的に含まれます。少々散らかっていても、必要なものがすぐに取り出せる、あるいは必要な書類がすぐに得られたら、少々散らかっていても良しとすればよいでしょう。」

「書類の検索性を向上させる最善の方法は、その書類を電子ファイルで取り込んで保存することです。２か所以上のストレージで保管して、書類の消失がまずなければ、その書類を捨てても構わないでしょう。」

「原本を保存する必要のある書類を除き、書類をイメージスキャナで取り込みます。復元性が重視されない書類は、スマートフォンのカメラで撮影してもよいでしょう。」

「その画像ファイルのファイル名を書類の内容がわかるファイル名に変えて、OneDriveやGoogleDriveなどのオンラインストレージに移すことです。移したら、撮影した書類は捨てます。」

「万が一に備え、ファイルは２つ以上のオンラインストレージに移したらよいでしょう。保存する形式は画像ファイルで十分ですが、PDFファイルにするとなおよいでしょう。」

「書類の電子保存は、後で検索できるように書類の内容がわかるファイル名にしておく、たとえば年ごとにフォルダに作ってファイルを分けて保存するなど、ファイルを時系列に整理して保存する、の２点がポイントと思います。」

□メインサイト（木村宏一の人生相談）

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